Key takeaways from Katerina Lengold's book "Simply Cosmos" ("Просто космос")  #Lifestyle

13 Jan 2019

Although I read this book in Russian, I take notes in English much faster, so here you go. Katerina Lengold is a super-bright young CEO that sold her startup to an American company, MIT graduate, and just an impressive person overall. She attributes her success not as much to her intellectual power, but to her ability to plan, which she shares in her book "Simply Cosmos". As you read the book, it becomes clear that Katerina has read, experimented and internalized tons of productivity and self-management books. The awesomeness of her book comes from the fact that she tried everything herself and shares only the things that worked in a very practical way, with zero bull shit. Very short and enjoyable reading.

All Katerina's achievements are the result of her ability to set specific goals, dice them into tiny pieces, plan how to achieve each one and find what motivates you in achieving them. Vinod Khosla is one of the most famous VCs in Silicon Valley. He has a self-imposed rule: to be at home before dinner time 25 days a month... Dinner with the family is sacred... I often hear from my friends (as well as from my own experience) that the more successful your career becomes, the more time it consumes. Success is a demanding beast. No matter how much energy and time you feed to it, it will swallow it all. You must find a balance, otherwise friends will vanish, your spouse and your dog will forget you... Any action or impression creates new neural pathways in the brain. Our ultimate goal, if it exists, inevitably changes through our life as we get new experiences, knowledge and impressions. I decided not to waste the life while looking for the ultimate goal. My new principle is to iteratively try new things, devote myself to that and reflect rigorously. The main point is to keep on searching, remain hungry for new things, learn how to revitalize your energy and smile to failures. That is what I call life in Agile style. Katerina uses 5 Whys to understand what she wants, why she wants it and if it is worth to spend any effort/money on it. On the value of artificial deadlines: In order for a deadline to be a "magic stick" in the butt that pushes you to act here and now, it should have a short timeline. It is important to feel its pressure. How long a personal sprint should be: Personal goals are normally less structured and require more time than software development, which is why breaking them down into traditional for Agile 2-week chunks is painful. After a series of experiments I decided that 9 weeks is the optimal time for a personal sprint. It is approximately 2 months, so you may fit up to 6 sprints in a year. Only 30% of success is determined by abilities of a person. The rest is all about determination (continuing doing something no matter what). Katerina uses Pomodoro technique to get shit done: All objectives I break down into 25-minute intervals with mandatory 5 minute downtime afterwards. After 4 blocks I make a half-hour break. This technique, although simple, has a lot of advantages. First, when the time is ticking it creates a real deadline pressure, making you more efficient. Second, any distractions that arise during these 25 minutes can be pushed out until the next break. Third, psychologically it is much simpler to work with the objectives of digestible size. If you need to swallow an elephant, cut it down in pieces first. In addition to that, this process will help you to formulate your goal more specifically and approach it more systematically. My typical work day consists of 10 Pomodoro periods (5 before lunch and 5 after) and 4 Pomodoros of buffer time that help to avoid the chaos if something deviates from the original plan or new problems arise. Interesting quote: You will be able to achieve ANYTHING as soon as you stop doing EVERYTHING. Another quote: One of the most important lessons I've learned: Productivity depends hugely on what NOT to do rather than what to do. When I select priorities for the next day, I often ask myself: if tomorrow I had to unexpectedly leave somewhere for a month, what would I try to finish before the departure? This simple exercise helps me to understand what is truly important at that moment. It's interesting that many people like multitasking... Yet it is not surprising: when we switch from task to task, we stimulate dopamine, a hormone that makes us feel good when we do something to warrant our survival. Interesting fact: the word "priority" appeared in English language in the XV century and for 500 years it did not have a plural form. There can be only one priority. "If you have more than 3 priorities, you do not have priorities at all" - Jim Collins, author of "Good to great" Наша способность принимать решения и логически мыслить «прыгает» в течение дня. Ряд исследований показывает, что разница в работе мозга между самым высокопродуктивным временем дня и самым низкопродуктивным примерно такая же, как если бы вы выпили два-три бокала вина. Для подавляющего большинства самые эффективные часы — это время через два — четыре часа после пробуждения по статистике, 15:00 — это самое опасное время для принятия важных решений. Анестезиологи допускают в три раза (!) больше фатальных ошибок во второй половине дня, а количество автокатастроф, связанных с усталостью и невнимательностью водителя, самое высокое не в час пик утром или после работы, а в период с 14:00 до 16:00. Повод задуматься. Убедитесь, что вы настоящая сова, а не жаворонок с проблемами. Совиный ритм — результат серьезных гормональных нарушений, обычно встречающихся в пожилом возрасте. В реальности сов среди нас единицы. Остальные — невыспавшиеся жаворонки. Для таких замученных птиц продуктивного времени просто нет. Без качественного сна все в равной степени зомби — что с утра, что вечером. Поэкспериментируйте, найдите свое продуктивное время и планируйте все приоритетные задачи, требующие концентрации и ясного мышления. Я блокирую эти часы в своем календаре, чтобы не назначать звонки, встречи и другие малозначимые дела на это бесценное время. СБАЛАНСИРОВАННЫЙ ДЕНЬ: ЧЕТЫРЕ БЛОКА ПО ЧЕТЫРЕ ЧАСА Я разбиваю свой будний день на четыре блока по четыре часа. Каждый блок состоит из трех «полезных» часов и часа условного безделья. Два блока — для рабочих задач, один — для личного развития, один — для отношений. Вот как это выглядит у меня. 6:00–10:00 БЛОК № 1. ЛИЧНОЕ РАЗВИТИЕ Три часа на рефлексию, спорт, неспешный полезный завтрак, чтение бизнес- и развивающей литературы (если часть этого времени вы в дороге на работу, можно послушать аудиокниги в машине) 10:00–14:00 БЛОК № 2. РАБОЧИЙ, ПРИОРИТЕТЫ Три часа на ключевые рабочие задачи + час на ланч/прогулку на свежем воздухе, если возможно, 30-минутный сон 14:00–18:00 БЛОК № 3. РАБОЧИЙ, РУТИННЫЕ ЗАДАЧИ Три часа на рутинные рабочие задачи и встречи + час на перерыв (покопаться в соцсетях, почитать рассылки, поболтать с коллегами, перекусить) Не забудьте включить в ваш график время для отдыха и «бесполезных» занятий. Запланируйте полчаса на ничегонеделание в Facebook, Instagram, просмотр сериалов. Так будет значительно легче придерживаться «продуктивной диеты» и не «срываться» на соцсети в течение рабочего дня. Перед тем как уйти с работы (даже если нахожусь в командировке в другом городе или работая из дома), я в последний раз за день проверяю электронную почту и составляю план на завтра. Что входит в этот план. Три приоритетные задачи (время на них выделено в календаре!). Список второстепенных задач. Расписание встреч (полезно накануне отправить письмо-подтверждение всем участникам со временем и местом встречи). Такой простой ритуал занимает буквально 15 минут, но эффект от него о-го-го. Десятки исследований доказывают, что после 55 часов работы в неделю продуктивность стремительно падает. Разницы между результатами 70-часовой рабочей недели и 55-часовой просто нет. Напротив, в долгосрочной перспективе недостаток отдыха и качественного сна приведет к тому, что вы начнете делать ошибки, которые будут стоить компании серьезных денег. ВОСКРЕСНЫЙ CHECK-IN Каждое воскресенье я завариваю чашку душистого чая и подвожу итоги прошедшей недели. Первым делом оцениваю свой прогресс в достижении ключевых задач спринта, кратко (в два-три предложения) отвечая на три вопроса: Каких результатов удалось добиться? В чем возникли сложности, что я могу улучшить на следующей неделе? Чему новому я научилась? Нашему мозгу важно получать обратную связь и видеть результаты усилий. Четкое осознание прогресса, пожалуй, один из самых сильных мотиваторов. Исследования психологов (да и мой личный опыт) показывают, что безделье не приносит удовлетворения. Напротив, оно изматывает, и потом очень жалко потраченного времени. Так в довесок к отсутствию отдыха вы получаете чувство вины. Момент, когда боль и тревога от невыполненной задачи превышают нежелание приниматься за дело, я называю точкой невозврата. Как только вы перейдете этот рубеж и начнете работу, дискомфорт снизится. Труднее всего сдвинуться с места. В связи с этим рекомендую следующее. Вместо того чтобы ставить большую задачу на длительный срок, разбейте ее на короткие марш-броски. Чем ближе дедлайн, тем меньше времени вы будете ковырять в носу в ожидании точки невозврата. Именно поэтому я ставлю цели на девятинедельный спринт, а не на год. Сделайте так, чтобы вам было проще начать. Детально сформулируйте ...more Через несколько лет этих ребят, уже подростков, снова пригласили в Стэнфорд. Те, кто в детстве дождался второй зефирки, оказались более успешными во всех сферах жизни. Они лучше учились, обладали более развитыми социальными навыками, имели здоровый вес и лучше реагировали на стресс. Сила воли, умение сказать «нет» своим сиюминутным желаниям предопределяет успех в жизни в большей степени, чем тесты IQ. Так что прокачивание силы воли не менее важно, чем интеллектуальное развитие. Накачать силу воли можно, как и бицепсы. Для этого нужно регулярно тренировать ее в ситуациях, требующих усилий на границе ваших возможностей. Кстати, у медитации есть немало приятных «побочных эффектов». Заметила, что после нее я не только лучше фокусируюсь, но и качественнее думаю, и меньше нервничаю. Так что советую попробовать. Мана в играх — это специальная магическая энергия, расходуемая на различные заклинания и прочие волшебные способности. Сложные заклинания (наносящие серьезный урон противнику или позволяющие заработать много очков) тратят ману. Нет маны — нет магии. Самый крутой герой со сверхспособностями становится абсолютно никчемным. Запасы этой магической энергии можно восстанавливать, или собирая бутылочки с синей жидкостью, или дав герою отдохнуть, или просто выждав какое-то время. Мне кажется, сила воли — это своего рода мана реального мира. Хорошо отдохнув за ночь, мы просыпаемся со 100% маны. В течение дня каждое действие, требующее принятия решений и затрат силы воли, расходует ману. Вылезти из уютной кровати в шесть утра (–5%). Доползти до тренажерного зала (–10%). Не съесть пачку печенек, купленных накануне (–15%). Если тратить ману (силу воли) неэффективно, то уже к обеду вы можете оказаться на нуле. Сталкивались с этим? Середина дня, впереди еще немало важных дел, требующих твердости и самообладания, а взять себя в руки и заставить что-либо сделать не получается. Это признак закончившейся маны. Существует и другой вариант: тратить силу воли более разумно, не разменивать ее на пустяки, беречь для критических ситуаций и важных дел, которые приносят значительную пользу. Чтобы сократить бездумное «втыкание» в телефон, удалите отвлекающие приложения. Если это экстремальный вариант, уберите все иконки в одну папку (и пусть в ней будет хоть сто приложений). Если вам нужно что-то открыть — пользуйтесь поиском. Так вы избежите импульсивной проверки социальных сетей и почты. Заблокируйте отвлекающие сайты в браузере, чтобы избежать соблазна заглянуть в Facebook (мой любимый плагин для Chrome — см. приложение «Полезные инструменты»). Чтобы не есть вредные продукты, просто не покупайте их домой (и на работу!). Мало что так лишает силы воли, как тарелка любимых печенек на кухонном столе, мимо которого вы регулярно проходите. Пусть под рукой будут только полезные альтернативы. Разберитесь на рабочем столе. Оставьте на нем только самое необходимое, чтобы взгляд не блуждал в поиске объекта для прокрастинации. Кроме того, хаос на рабочем месте ограничивает способность мозга обрабатывать информацию. Беспорядок «загружает» мозг, создавая шум, мешающий концентрироваться. Используйте правило 20 секунд. Постарайтесь «отодвинуть» любые вредные действия на 20 секунд, а полезные — на 20 секунд «приблизить». Если вы постоянно отвлекаетесь на телефон на работе — не кладите его рядом. Оставьте его в сумке, так, чтобы нужно было встать, чтобы до него добраться. Бутылку с водой, напротив, держите в легкой досягаемости. Чтобы переключиться между задачами — смените дислокацию. Это помогает «перезапустить» мозг. Можете использовать разные инструменты. Я готовлюсь к важным встречам, собираю информацию на ноутбуке, но использую планшет во время самих встреч и при генерации идей. Ограниченное количество функций помогает сфокусироваться, а отсутствие отвлекающих приложений снимает проблему прокрастинации. Вообще мозг — штука удивительная. Он каждую секунду меняется в ответ на наше поведение. Любое регулярное действие приводит к перестройке нейронных связей. Этот феномен известен как нейропластичность. Допустим, вам грустно. И вы решили съесть шоколадку. Реагируя на сахар, организм выработал дофамин — нейромедиатор, выполняющий важную роль в «системе вознаграждения» и вызывающий чувство удовольствия. Так вы впервые построили цепочку «грустно — шоколадка — хорошо». Повторив это действие несколько раз, вы сформировали устойчивую «нейронную дорожку»: «Заедать плохое настроение шоколадками». О многих таких «дорожках» мы даже не подозреваем. Большинство привычек формируется в раннем детстве под влиянием воспитания, окружения и культурных особенностей. За десятки лет эти привычки — полезные и не очень — из узких тропинок превращаются в широкие магистрали. Чтобы сровнять их с землей, понадобятся бульдозеры силы воли. ЗАМЕНИТЕ ПЛОХИЕ ПРИВЫЧКИ ПОЛЕЗНЫМИ У меня есть и хорошая новость. «Нейронные дорожки» можно... перенаправить. Последние исследования в нейрофизиологии показывают, что вместо того, чтобы искоренять плохие привычки и формировать с нуля новые, гораздо легче заменить одни другими. ДО ПОСЛЕ Просыпаюсь → проверяю соцсети и почту → чувствую, что важна и нужна окружающим Просыпаюсь → говорю что-нибудь приятное своему любимому → чувствую, что важна и нужна окружающим ДО ПОСЛЕ Мне скучно → скупаю какое-нибудь барахло в интернет-магазине → чувствую, что сделала что-то полезное Мне скучно → читаю сохраненные в Instapaper статьи → чувствую, что сделала что-то полезное Мне хочется перекусить → съедаю пачку чипсов → голод отступает Мне хочется перекусить → выпиваю полстакана воды → голод отступает Для этого нужно найти триггер привычки (мне грустно → ем шоколадку) и заменить плохую привычку хорошей (мне грустно → я иду на пробежку). Как сахар, так и спортивная нагрузка приводят к выработке дофамина. Заменив в цепочке «грустно» → «?» → «хорошо» среднее звено, вы сильно упростите себе задачу отказа от вредной привычки. Тогда при формировании полезной бульдозеры не понадобятся. Улучшая что-то всего лишь на 1% в день, за год вы добьетесь почти 38-кратного увеличения эффективности! И наоборот, незаметное на первый взгляд ухудшение на 1% изо дня в день быстро приведет к плачевным результатам. За год разница между «чуть лучше» и «чуть хуже» — более чем в тысячу раз! Вы должны понимать, что, когда и как вы делаете. Предположим, вы хотите пить больше воды каждый день. Мы договорились, что вначале привычка должна быть очень простой. Вместо размытой формулировки «выпить воды» предлагаю конкретизировать. ЧТО КОГДА КАК Выпить один стакан воды (250 мл) Утром, перед тем как чистить зубы (привязка к существующей привычке) Накануне приготовить стакан воды и поставить рядом с зубной щеткой. Разница между победителями и лузерами — в реакции на провал. Оступившись, преуспевающие люди выясняют, что пошло не так, и сразу же (!) продолжают свой марш вперед к великим свершениям. Когда впервые начала изучать вопросы тайм-менеджмента и скупила все бестселлеры на эту тему, по меньшей мере половина книжек меня разочаровала. Почти все они рассказывали о том, как управлять временем, а не энергией. Иными словами, большинство рекомендаций касались того, как эффективно распланировать день, чтобы успеть переделать все на свете. Но моей проблемой была не столько нехватка времени, сколько нехватка сил. Вы можете идеально, по всем правилам распланировать свой день, но к обеду выдохнуться. Времени еще вагон, а голова уже ничего не соображает. Умение грамотно восстанавливаться — один из важнейших навыков, которые необходимо выработать всем, кто нацелен на успех, причем не сиюминутный, а долгосрочный.